Wieso Prozesse für mehr Freiraum sorgen

Durch meine Arbeit an ueberallarbeiter.de habe ich viel mit sogenannten digitalen Nomaden zu tun. Das sind die Leute, die auf der ganzen Welt mobil arbeiten. Alles, was sie brauchen, sind ihr Laptop und ein WLAN. Allerdings treffe ich auch auf eine Menge anderer Menschen, die nicht an fünf Tagen die Woche von 08:00 bis 17:00 Uhr im Büro sitzen wollen. Viele von denen sind Blogger, andere ganz normale Angestellte und einige sind Freelancer. Jeder von denen hat eine anderen Motivation, warum er gerne mobil arbeiten möchte. Der kleinste gemeinsame Nenner dabei ist Freiheit.

Frei arbeiten

Für mich bedeutet diese Freiheit, dass mein Job (Überraschung – ich verdiene kein Geld mit ueberallarbeiter.de) und meine Freizeit nicht miteinander konkurrieren. Ich arbeite gerne und auch viel, ich bin aber noch lieber für meine Frau und für meine Tochter da. Außerdem möchte ich hin und wieder noch Sport machen und mich mit Freunden treffen. In meinen Augen ein ganz normaler Anspruch.

Das Besondere ist vielleicht, dass ich diesen Anspruch schon hatte, als ich Anfang 2000 meine erste Firma aufbaute. Zuvor hatte ich bei meiner Schwester gesehen, wie viel Privatleben beim Schritt in die Selbstständigkeit auf der Strecke bleiben kann. Egal was in Ihrer Firma war, immer wurden Sie um Rat gefragt. Sie konnten alles, und mussten daher auch alles machen. Mein Anspruch war ein ganz anderer. Ich wollte nicht, dass ich für 80 % der Arbeit unersetzlich bin. Also begann ich schon damals mit der Digitalisierung, von der heute jeder redet. Ich schuf Prozesse.

Das Wundermittel zum freien Arbeiten: Aufgabenlisten

Gute Prozesse zu schaffen, ist gar nicht so einfach. Zuerst muss man wissen, welche Arbeit regelmäßig anfällt, dann muss man schauen, was da alles zugehört. Dann musst Du Prozesse schaffen, darauf bestehen, dass sie eingehalten werden, und trotzdem bereit sein, sie zu optimieren. Das ist richtig viel Arbeit und Du brauchst ein gutes Tool, um Deinen Prozess zu visualisieren. Gut bedeutet dabei nicht kompliziert. Ich liebe zum Beispiel Aufgabenlisten. Alle unsere Prozesse sind heute in Aufgabenlisten organisiert. Kommt zum Beispiel eine neue Bestellung, kopieren wir die Aufgabenliste und arbeiten die ab. Je nachdem wie komplex die einzelnen Aufgaben sind, können sie von nahezu jedem durchgeführt werden.

Weitere Vorteile der Listen:

  1. Man kann die einzelnen Aufgaben in den Listen bestimmten Mitarbeitern zuordnen,
  2. Man kann Fälligkeiten und Abhängigkeiten eingeben,
  3. Man hat eine Kontrolle, ob alles gemacht wurde.

Automatisiere Deine Prozesse

Hast Du am Ende eine Liste, einen Prozess so weit, dass er nicht mehr (ständig) verbessert werden muss, kannst Du schauen, ob sich einzelne Aufgaben digitalisieren und damit automatisieren lassen. Ich schaffe es nur selten, einen kompletten Prozess zu automatisieren. Da wir aber alle in der Firma daran arbeiten, die Arbeit einfacher zu gestalten, verschwinden mit der Zeit immer mehr Aufgaben aus den Listen. Bei uns darf jeder Ideen einbringen und das hat sich bewährt.

Behalte die Kontrolle über Deine Arbeit

Durch die Aufgabenlisten schaffen wir es, unser Tagesgeschäft in Bahnen zu lenken. Jeder Mitarbeiter sieht, was er zu tun hat, und kann seine Sachen wegarbeiten. Die Listen dienen auch der Motivation. Gerade in „digitalen“ Berufen sieht man selten, was man geschafft hat. Da ist es schön, zu sehen, dass man am Morgen 20 Aufgaben hatte und am Abend alle erledigt sind. Ein weiterer Vorteil, Du kannst solche Aufgaben priorisieren. Da Du auf einen Blick siehst, was ansteht, kannst Du auch entscheiden, wann was zu tun ist. So wirst Du nicht mehr von der Arbeit getrieben.

Freiraum durch Prozesse!

Durch unsere Prozesse weiß ich immer was erledigt werden muss und wie die Deadline ist. Wichtig ist nicht, dass ich meine Aufgaben zwischen 08:00 und 17:00 Uhr im Büro erledige, sondern dass ich so fertig werde, dass der Kollege oder der Kunde nicht auf mich warten muss.

Die vermeintlich starre Organisation der Arbeit in Prozessen gibt mir so eine Menge Freiheit und darum geht es ja schließlich. Die Freiheit, zu arbeiten, wann es mir am besten passt.

Das ist alles?

Na ja, das ist zumindest der Grundgedanke. Jetzt muss das mobile Arbeiten auch noch praktisch ermöglicht werden. Immerhin muss ich die Ressourcen, die ich zum Arbeiten brauche, auch mobil sicher erreichen können. Das ist aber ein anderer Artikel.

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